gérer son temps : 7 conseils

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Je suis aujourd’hui avec vous pour vous parler du temps et du fait que l’on court après en permanence, on n’en a pas assez, on en voudrait plus, on a des listes qui s’allongent sans cesse, nous n’avons pas le temps !

Le premier conseil que j’aie à vous donner, c’est de sortir de cette notion que le temps vous manque, parce qu’en fait, du temps, vous en avez assez !

Vous ne vous attendiez peut-être pas à ce que je vous dise ça, ne partez pas tout de suite, car, je vais vous donner mes conseils et des clefs pour optimiser ce temps parce qu’une journée n’a que 24 h, qu’une partie est réservée au sommeil et il faut arriver à caser dans le laps de temps qui nous reste tout ce que nous avons à faire.

En fait, ce n’est pas tant le temps qui manque que les ressources et la façon que nous avons, nous, d’utiliser ce temps et la façon dont nous l’optimisons, qui est déterminante.

-Premier conseil : Faites des tâches à heure fixe. Je m’explique ; ce qui est chronophage, surtout aujourd’hui dans notre société, ce sont les e-mails et les réseaux sociaux !

Nous passons un temps fou sur notre téléphone, sur un écran, sur un ordinateur, peu importe, à faire des choses sans aucune valeur ajoutée, sans que ce soit très intéressant ; franchement, que va vous apporter cette idée ou ce post ou cette photo que vous avez vus sur Instagram ou autre ?

Alors, je ne dis pas qu’il faut arrêter complètement d’aller sur les réseaux, qu’il faut couper court à tout ça, jeter son téléphone à la mer et revenir au passé, non il faut vivre avec son temps, mais apprendre, par contre, à ne plus tomber dans les excès. Il est vrai que lorsque l’on est sur ces réseaux sociaux, on commence, on se dit que l’on va juste y jeter un œil et en fait, une heure après, on est encore en train de suivre d’autres gens, d’autres pages, etc, ….

Ce que je vous conseille, c’est de vous limiter ; de décider des horaires pendant lesquels vous allez regarder sur les réseaux sociaux, Facebook ou Instagram, de décider de la durée, par exemple, j’y passe 10 minutes et pas plus ; décidez également  du moment où vous faites cela, le matin après le petit-déjeuner par exemple ; personnellement je vous déconseille de faire ça au saut du lit, il y a des gens qui se servent de leur téléphone comme d’un réveil, eh bien moi, je dis non, achetez-vous un réveil, ça ne coûte pas très cher, et ne mettez pas votre téléphone à côté de votre lit parce que, vous allez être tenté, avant de vous coucher d’aller y regarder ce qu’il s’y passe, idem pour le saut du lit. Franchement, ne faites pas ça, ni le matin ni le soir, consacrez un temps, à l’heure du déjeuner par exemple, ou bien deux fois par jour une demi-heure, entre 13 h et 13 h 30 et une demi-heure le soir.

Pareil pour les e-mails, même si vous êtes dans une entreprise ! Vous prévenez vos collègues que maintenant, vous allez regarder vos mails de telle heure à telle heure, vous pouvez le faire deux fois par jour si vous en recevez beaucoup et moi,  je vous conseille de faire les mails d’un bloc, vous serez d’autant plus efficace que si vous vous consacrez à faire la même chose de manière chronophage. Plus vous vous éparpillez, du style je fais trois mails, je passe un coup de fil, je vais faire une course ou autre, moins vous êtes productif ! Si vous voulez être productif, gérez vos e-mails à des moments bien définis d’avance ; dans ces cas-là, vous allez décider également de la plage horaire ; par exemple, une heure pour faire vos mails. Je vous conseille de diviser l’heure en deux, cela vous fait une petite pause au milieu parce qu’il est difficile de maintenir le rythme et la concentration, on ne fait quand même pas du travail à la chaine, mais c’est un peu ça quand même. Dans le travail à la chaine, on optimise et on fait faire les mêmes gestes aux mêmes personnes, et c’est ainsi qu’elles deviennent productives. Le but là, c’est un peu la même chose, c’est de faire une tâche à la fois.

-Deuxième conseil : Déterminer des tâches identiques. Par exemple, les coups de fil à passer, les mails à traiter, le suivi d’un projet, le suivi de tel autre, les hiérarchiser c’est-à-dire les classer par ordre d’importance et de décider de ce que vous allez faire pendant une plage horaire déterminée.

-Troisième conseil : Déterminer des blocs de travail. Ne mettez surtout pas plus de 4 ou 5 h de travail, même si vous allez travailler durant 7 ou 8 h, parce qu’il va falloir garder 2 ou 3 h pour les imprévus, les urgences, mais également pour ne pas avoir l’impression de ne pas avoir réussi à tout faire.

-Quatrième conseil : Planifiez ! Ne commencez pas votre journée sans feuille de route, car, vous allez vous éparpiller, vous allez commencer un truc, penser à autre chose et aller faire cette chose-là, vous allez passer un appel, regarder vos mails, etc….Vous ne serez pas productif. Je vous conseille de le faire, soit le soir après votre journée de travail, soit le matin, personnellement je préfère faire ça le matin, et vous allez déterminer votre journée ; vous trouverez sur internet des tas de calendriers à imprimer, si vous préférez avoir un agenda papier, achetez-vous un agenda bien découpé avec toutes les heures, c’est important, car, parfois il y a une semaine sur une seule page, et sur cet agenda, décidez le matin, videz votre tête ; tout ce que vous avez à faire, mettez-le, même si c’est irréalisable, allez-y, lâchez-vous, écrivez tout ce que vous avez à faire. Les coups de fil, la facture à payer, les e-mails à traiter, le dossier à suivre, le mail à écrire, etc, etc….Mettez tout ce que vous avez à faire. Une fois que vous avez fait ça, vous allez, avec un stabilo bleu par exemple, prioriser toutes les tâches identiques : les coups de fil, les mails, bref, tout ce qui est dans le même registre. Lorsque vous aurez fait ça, vous allez décider des trois choses les plus importantes à faire dans votre journée. Dites-vous : « je serais fier de moi à la fin de la journée si j’avais  fait quoi ? » Cela peut être des choses insignifiantes, le coup de fil que vous reportez depuis une éternité, les papiers à trier pour lesquels vous procrastinez, et d’autres choses. Déterminez les actions les plus importantes, je dis bien les plus importantes, je n’ai pas dit les plus urgentes !

-Cinquième conseil : Quand vous priorisez les activités, mettez les choses les plus importantes pour vous ! Cela peut être le spectacle de votre enfant et ça, c’est plus important que n’importe quel mail ! Vous ne regretterez jamais de ne pas avoir envoyé ce mail, par contre, vous risquez de regretter d’être arrivé en retard au spectacle et d’avoir manqué la prestation de votre enfant. C’est important de prioriser dans votre journée ce qui est important et ce qui l’est moins. On a l’habitude de traiter les urgences et d’éteindre des feux toute la journée. Moi, je vous conseille de faire le contraire, de prendre ce qui est vraiment important, ce qui donne de la valeur ajoutée à ce que vous allez faire. Là, j’ai donné l’exemple de l’enfant qui fait un spectacle de danse, mais au niveau professionnel aussi, il y a des choses qui sont plus importantes ; le service client est peut-être plus important que de répondre à 4 mails sans intérêt. Arriver à boucler un dossier qui pour vous est le plus important parce qu’il en découle la satisfaction de votre client, ou celui de votre supérieur, voire même, votre satisfaction personnelle d’être arrivé au bout du projet plutôt que de passer une demi-heure à réfléchir à quelque chose qui peut attendre la semaine prochaine. Sachez faire la différence entre ce qui est vraiment important, or, ce qui est important c’est ce qui va créer beaucoup de plaisir, de bonheur et de joie, mais qui va aussi en créer aux autres. Les urgences, vous les ferez, mais quand vous aurez fait les choses les plus importantes, d’où l’intérêt dans une journée de ne pas trop vous surcharger, ne pas planifier plus de  4 ou 5 h pour justement laisser un temps à ces urgences, toutefois ces urgences, même si elles s’appellent comme ça, ce n’est pas elles qu’il faut faire en premier.

-Sixième conseil : Quand vous faites une tâche, ne la faites pas durer plus de 30 minutes. Je ne sais pas si vous connaissez le système pomodoro, vous irez voir, je vous mettrai en barre d’info le lien, cela permet de minuter son travail et de décider de travailler des séquences de 25 à 30 minutes. Pourquoi ? Parce qu’après, on perd en productivité ; il est difficile de maintenir la concentration et de se fixer sur une tâche pendant plus de 30 minutes. Je vous conseille de faire des pauses ; pas des pauses de 2 h, mais de 5 ou 10 minutes ; d’aller prendre une tasse de thé, aller marcher même si c’est pour faire le tour du pâté de maisons histoire de prendre l’air, car vous êtes enfermé dans un bureau, même si vous avez une vue magnifique, vous êtes quand même enfermé ; allez prendre l’air, allez discuter avec un collègue, allez prendre un café, faites quelque chose, simplement quelques respirations, mais quelque chose qui soit une vraie pause. Cela aussi pensez-y, car vous pourrez constater que quand vous allez vous remettre au travail, vous aurez retrouvé l’énergie et l’élan. Surtout, si vous n’avez pas terminé une tâche, continuez, car, il est beaucoup plus difficile de revenir sur une tâche quand on l’a laissé plusieurs heures, voire plusieurs jours, parce qu’il faut se remettre dans le bain. Terminez les choses avant que de passer à autre chose. Vous l’avez compris, c’était rester focus, ne lâchez pas une tâche tant qu’elle n’est pas complètement terminée.

Et, surtout, pendant que vous allez être complètement focus avec une tâche, il y a des idées qui vont arriver ; vous n’allez pas pouvoir empêcher votre cerveau de fonctionner, penser à aller chercher le costume au pressing, tiens au fait, il n’y a plus de lait, penser à acheter du lait. Alors, ayez un petit carnet à côté de vous, notez toutes ces pensées qui vous arrivent sur ce petit carnet, et ne vous en occupez plus ! Il sera toujours temps de les réintégrer à votre travail et à vos listes, pour voir enfin ce que vous pouvez faire aujourd’hui, ou le reporter à demain.

-Septième conseil : Le dernier et ultime conseil, dans votre liste, réfléchissez bien et éliminez tout ce qui, finalement,  n’est pas important. Cherchez aussi tout ce que vous pourriez déléguer ; le costume au pressing, peut-être pouvez-vous appeler votre épouse pour qu’elle aille le chercher pour vous, peut-être pouvez-vous vous faire livrer au bureau, peut-être cela peut-il attendre la semaine suivante.

Réfléchissez  à toutes ces tâches parce qu’il y en a beaucoup que l’on note et que l’on ne fera sans doute jamais ; sont-elles si importantes ? Je vous invite à les consigner quelque part, sur un carnet dédié aux tâches pas trop urgentes, et, quand vous aurez du temps que vous aurez un gros trou dans votre journée, allez jeter un œil là-dessus et voyez ce que vous avez envie de faire, ou de ne pas faire.

J’espère sincèrement que cette vidéo vous aura aidé. Vous l’avez aimée ? J’en suis ravie, partagez-la alors, peut-être pourra-t-elle plaire et aider quelqu’un d’autre.

 

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