Les secrets d’une bonne productivité

Dans nos vies à 1000 à l’hon aimerait prolonger le temps pour ne plus voir cette to do interminable qui ne se finit jamais. On aimerait être plus productif.eure 

Qui ne rêve pas d’avoir des journées qui durent plus de 24 heures ? Nous sommes tous égaux face au temps, nous avons tous la même durée dans une journée pour accomplir tout ce qu’on aimerait faire, toute cette to do aussi qui ne cesse de se rallonger. Y a-t-il des outils ? Oui ! Bien sûr qu’il faut être organisé, qu’il faut de la discipline, qu’il faut de la méthodologie. Mais il y a aussi des astuces. Je vais vous livrer toutes les astuces que j’utilise depuis des années pour être plus productive.

Malgré les enfants en bas âge, j’ai créé mon entreprise en 2015. Mes filles étaient toutes petites et malgré ça j’ai réussi à me lancer, à me former, même j’ai même entrepris une formation en 2010 qui m’a demandé beaucoup beaucoup d’énergie, ma fameuse formation de coach la réorientation professionnelle. Une maison qui était en travaux à l’époque. En plus, il fallait que je travaille dans des conditions qui étaient difficiles avec des enfants très petits. Voilà tout ça je le dois à beaucoup de discipline évidemment mais aussi quelques astuces de productivité que je vais vous partager dans cette vidéo.

Prioriser dans votre journée

Je prépare ma journée la veille pour le lendemain. Quand j’ai fini ma journée, je regarde ma to do, et je décide et je surligne en fait les trois quatre choses qu’il faut que je fasse en premier dès le matin. Parce que quand vous vous débarrassez de ça, ça vous évite d’aller papillonner. Trop souvent les gens ouvrent leur boîte mail, puis commencent à répondre à un mail, puis à un autre, et puis après ils font une tâche, et puis ils arrêtent parce qu’ils ont une notification, … Non! Il faut que vous ayez de la discipline, que vous organisiez les choses. Plus vous allez être organisé, plus vous allez prioriser les choses, plus vous allez prendre des décisions. La veille vous avez votre feuille de route et vous arrivez le matin, vous savez exactement ce que vous devez faire tout de suite. Et surtout mettez les tâches les plus courtes en premier. Il y a toujours trois ou quatre choses (passer un petit coup de fil, prendre un rendez-vous,…) qui vont vous prendre moins d’une ou deux minutes. Et ces tâches il faut les faire en tout premier parce que vous aurez l’impression d’avoir fait déjà plein de choses et vous les rayer de votre liste. Et ensuite faites les tâches les plus importantes, mais pas tout d’un coup.

Faire une tâche à la fois et d’aller jusqu’au bout

Sauf si c’est un projet qui va vous prendre plusieurs mois plusieurs semaines comme par exemple pour ce qui me concerne c’est de créer un programme en ligne. Je sais que je ne peux pas le faire en une journée, ce n’est pas possible. En revanche, je peux décider chaque jour de ce que je vais faire. Je peux décider de faire un module par jour et tant que je n’ai pas fini ce module et bien je ne fais rien d’autre. Quand vous avez une tâche qui a un peu d’envergure, découpez la. Il faut vraiment se dire: “ok je commence par quoi? A la fin, ce que je voudrais c’est par exemple de créer un module de formation. Ok. Qu’est-ce qu’il faut que je fasse pour faire ce module de formation? Tourner les vidéos, écrire un script, préparer des supports de cours, penser aux exercices, placer ma caméra, voir si la monteuse va pouvoir faire ce travail, choisir du graphisme, etc.” On met tout et ensuite on va prioriser et mettre les choses les unes après les autres. C’est vraiment de la discipline mais c’est très très important. Plus vous savez où vous allez, et plus vous y allez bien, et plus vous y allez vite.

Donc faites ça et commencez toujours à faire une chose sans vous éparpiller. Parce que quand vous vous extrayez d’une tâche et que vous y reveniez plus tard, vous allez avoir un temps où il va falloir vous remémorer où vous vous êtes arrêté, ce que vous avez fait, et ça va vous faire perdre du temps parce qu’il va vous falloir pas mal de temps pour réfléchir à la question. Alors que si vous faites tout d’un coup, ça reste tout frais et vous êtes beaucoup plus efficace.

La méthode Pomodoro

Troisième chose que j’utilise et que je trouve ultra efficace, et que vous connaissez peut-être, c’est la méthode Pomodoro. Si vous allez chercher sur Internet vous allez trouver cette méthode très facilement. Il y a des études qui ont été faites et qui montrent qu’on est plus productif quand on ne passe pas plus de 25 minutes sur une tâche. Ca peut être la même tâche qu’on va découper en plusieurs morceaux de 25 minutes. Mais il faut prendre une pause au bout de 25 minutes. S’aérer, se lever, s’extraire de cette tâche, pas trop content parce que comme on l’a vu dans le point précédent si vous faites trop de choses différentes vous allez avoir du mal à y revenir. Mais il faut prendre une pause. Vous pouvez marcher, vous pouvez aller faire quelques mails pendant ce temps-là ou aller regarder vos réseaux. Personnellement il y a un truc que j’adore, j’ai un vélo d’appartement dans mon bureau et sur ce vélo d’appartement j’ai un support pour mon téléphone. Et donc je mets mon téléphone et pendant 5 minutes je vais regarder une vidéo, écouter un podcast ou un livre audio et je vais pédaler pendant ce temps. Et j’adore parce que ça me fait faire de l’exercice, ça vient nourrir mes connaissances et ça me permet de faire cette pause. Vous pouvez aller faire un petit tour dehors 5 à 10 minutes pour vous aérer. Vous pouvez aller vous faire un thé. Vous pouvez faire ce que vous voulez mais vous faites une petite coupure. Vous avez des outils de gestion sur internet ou des applications que vous pouvez mettre sur votre téléphone et qui vous permettent d’avoir une alerte qui vous dit que les 25 minutes sont passées et qui vous met une autre alerte pour reprendre une autre séquence de 25 minutes. Je trouve ça ultra efficace et on est plus productif quand on sert un petit peu l’esprit entre deux tâches. Ca permet de sortir un peu la tête de l’eau.

Fixer des objectifs réalisables

Quatrième chose très importante c’est de se fixer des objectifs réalisables. Trop souvent quand on n’est pas productif et qu’on s’éparpille c’est parce qu’on ne sait pas par quel bout le prendre. C’est un peu l’exemple que je vous ai donné tout à l’heure avec le fait que je découpe en méta-objectifs mes objectifs les plus importants. Et je me dis “est-ce que c’est réalisable que je fasse tout ça le lendemain?” Trop souvent je vois des gens qui sont frustrés de ne pas arriver à faire leur to do list dans la journée. C’est vrai qu’on a tendance parfois à surestimer ce qu’on va être capable de faire dans une journée. Pourquoi ? Parce qu’il va y avoir des impondérables, il va y avoir des choses qui vont nous retarder, ou alors on a mal estimé le temps qu’on allait passer. il y a mille et une raison pour lesquelles on va être retardé dans ce qu’on voulait faire. Je ne m’attends pas tous les jours à finir ma to do ou à réaliser tout ce que j’ai décidé de faire, et cependant, je m’en veux pas et je me dis pas tiens tu n’as rien fait ou il y a encore tout ça qui reste. Demain est un autre jour. Il faut vraiment se déculpabiliser et rester réaliste par rapport à ses objectifs. Vous n’êtes pas dans une course poursuite. Ne vous mettez pas trop la pression parce que plus vous travaillez sous pression et plus vous êtes tendu et moins vous êtes efficace. Se mettre la pression, c’est aussi un moyen d’être moins productif. Donc soyez doux et gentil avec vous-même. Vous ferez ce que vous pouvez et c’est déjà pas si mal. Et même si vous avez un peu procrastiné, c’est que peut-être votre corps avait besoin de repos. Ca m’arrive parfois de démarrer sur des chapeaux de roue et d’enchaîner les trucs et à la fin de la journée de me dire waouh j’ai fait tout ça aujourd’hui je suis super contente. Et puis il y a des jours où je vois bien que mon corps est mou et je vois bien que je procrastine un peu, que je me laisse distraire. Et bien j’accepte ce moment-là. Finalement, je ferme tout (à moins d’avoir vraiment une urgence) et je vais me balader ou je regarde un film, je téléphone à quelqu’un ou je range quelque chose dans ma maison. Je fais un truc qui n’a rien à voir avec le boulot et j’accepte qu’à ce moment-là de ma vie mon corps refuse de faire autre chose. Et souvent c’est parce qu’on accepte, qu’on repart, et qu’on repart encore mieux.

Ayez des routines

Des routines de travail, des routines de productivité. Plus vous allez faire les choses avec un ordre et que ce sera construit et mieux vous serez efficace. Par exemple, j’ai une routine qui est la suivante: tous les dimanches soirs, je décide de ce que l’on va manger toute la semaine. Ca me permet plusieurs choses. Déjà je vais prendre un petit temps pour aller regarder ouvrir des livres de recettes. Mais j’ai surtout un petit fascicule qui va du lundi au vendredi. Il y a un côté liste de courses et il y a un côté menu de la semaine. Et donc j’écris mes menus et ensuite je fais la liste des courses. Ce qui me permet d’aller faire les courses en sachant exactement ce que je dois acheter. Ca me permet d’ailleurs de ne pas gaspiller et ça me permet de gagner énormément de temps. Plutôt que d’ouvrir mon frigo en me demandant ce qu’on va manger ce soir et bien je n’ai qu’à regarder mon carnet et là je sais exactement ce que l’on va manger. Vous pouvez faire aussi du batch cooking. J’ai essayé mais en général si on vous donne un délai de 2 heures souvent on en passe plutôt 3 parce que ce que ne compte pas le batch cooking c’est la vaisselle, ranger sa cuisine et remettre tout ce qu’on a dérangé à sa place. Donc souvent ces trois heures pour moi c’est trop. En revanche je m’avance quand même le dimanche sur plein de choses. Il y a plein de choses qu’on peut faire d’avance et qui vont nous faire gagner un temps fou. 

Etre bien organisé, que ce soit dans sa cuisine, dans son bureau, dans sa vie de tous les jours, ça permet de gagner énormément de temps. Une autre chose que je fais aussi c’est que je mets dans des bacs dans mon réfrigérateur tout ce qui me sert à faire une recette. Résultat je n’ai plus qu’à prendre le bac et à me mettre à ma recette.

Donc vous l’avez compris, mettre en place ce genre de routine est vraiment génial et ça va m’amener au point suivant.

Regrouper les tâches entre elles

Ca a changé ma vie véritablement. Par exemple, je décide de faire mes mails de telle heure à telle heure et puis après je n’y touche plus. Et vous allez voir que lorsque vous faites ça, ça va vite en fait et ça vous donne en plus ce sentiment d’avoir passé du temps à faire quelque chose qui était vraiment productif. Je vous donne un autre exemple pour mes vidéos YouTube j’en prépare environ 8 vidéos différentes et je ne fais que ça. Regrouper les choses. Bien évidemment il faut que ça colle à votre personnalité, à vos envies, à votre vie.

Eviter les distractions

Beaucoup d’études montrent que l’on a énormément de temps mais on l’utilise mal. On me demande souvent comment je fais pour lire autant. Tout simplement, au lieu de regarder la télévision, je lis. Ca ne veut pas dire que je ne regarde pas du tout la télé, mais j’essaie de la regarder pas trop tard et surtout d’aller mettre au lit vers 21h30 ce qui me permet d’avoir une heure, une heure et demie de lecture avant de m’endormir. J’adore lire c’est quelque chose pour moi qui est important, qui est même fondamental et si je ne trouvais pas ce temps pour lire je ne sais pas quand je le ferais. Ceci dit, le monde est plein de gens qui arrivent à faire du sport et qui ont pourtant une activité professionnelle et personnelle importante, qui arrivent à suivre des passions et qui ont une vie personnelle et professionnelle bien remplie.

Donc le temps, on le prend en évitant les distractions, en évitant tout ce qui est bouffeur de temps. Et aujourd’hui dans nos sociétés modernes, vous l’avez deviné, le plus gros bouffeur de temps c’est votre téléphone portable et toutes les applications qu’il contient.

Comme pour le traitement de vos mails, faites pareil avec les réseaux sociaux. Fixez-vous une plage horaire pour les regarder.

Débarrassez-vous des tâches inutiles ou déléguez-les

Il y a plein de choses qu’on veut faire, mais en fait on s’en fiche. Ce sont d’ailleurs des choses qui reviennent régulièrement sur la todo. On se dit plus tard, plus tard. Or si vous n’arrivez pas à faire ces choses, c’est que vous n’êtes pas assez motivé et que ce n’est pas si important que ça pour vous. Donc laissez cette tâche de côté, peut-être qu’un jour vous y reviendrez, peut-être pas.

Et puis il y a toutes ces choses que vous pouvez déléguer. On voit trop souvent des femmes qui prennent tout en charge, qui ne délèguent pas à leurs enfants. Très jeunes, on peut déléguer des choses aux enfants. Par exemple, ranger leur linge, vous aider à étendre le linge, les tout petits peuvent déjà le faire. Et plus les enfants grandissent et plus vous leur ajoutez des tâches.

C’est important que les enfants participent et n’ont pas vous aident. Parce que se faire aider revient à dire qu’en fait cette tâche-là vous incombe totalement et que les autres viennent vous filer un coup de main. Or il y a plein de choses que vous faites pour le collectif. Donc vos enfants quand ils grandissent ils peuvent participer. Chez moi, mes deux filles ont une liste de tâches qu’elles font tous les jours à tour de rôle : mettre la table, la débarrasser, nettoyer la cuisine, ranger leur chambre, vider le lave-vaisselle, passer l’aspirateur dans leur chambre une fois par semaine, faire leur salle de bain, changer leurs draps, changer leur serviette de toilette. C’est important que les enfants soient responsabilisés. Et il n’y a pas que les enfants : votre partenaire aussi. Souvent quand on est une femme, on attend qu’il fasse les choses sans qu’on ait besoin de lui dire. Et ça nous agace. Alors faites des listes à votre partenaire pour qu’il vous aide personnellement. Mon mari fait les courses, il adore ça. Je lui demande aussi d’aller déposer ou chercher des choses au pressing, de déposer des colis, de sortir les poubelles. Quand je fais la cuisine, je le fais participer, je lui fais découper des choses, ranger les courses. 

Il y a plein de choses que vous pouvez demander. Demandez de l’aide au lieu de rester tout seul dans votre coin à pas arriver à tout faire. Mettez vos enfants à contribution. Vous pouvez demander à un ado de prendre un rendez-vous chez le médecin par exemple. En fait ils en sont capables mais on fait à leur place et on se retrouve épuisé.

Déléguez et éliminez toutes les tâches qui sont inutiles ou ne servent à rien, ou ne vous procurent pas de plaisir, ou ne sont pas assez motivantes.